Microsoft Excel

Mengatur Dokumen Microsoft Excel 2007

            Sebelum memulai pekerjaan, alangkah baiknya dipersiapkan segala sesuatunya agar tidak menimbulkan masalah. Persiapan ini merupakan bentuk sikap berhati-hati sebelum bertindak dalam pembuatan dokumen, pengaturan dokumen dilakukan sebelum  mengolah data agar apa yang ditampilkan pada layar selaras dengan hasil cetaknya.
 
1.    Mengatur Page Setup
            Sebelum membuat dokumen sebaiknya atur dulu ukuran dokumen seperti ukuran kertas, batas pinggir kertas dengan dokumen, dan lain sebagainya. Pengaturan ini dimaksudkan agar ketika dokumen dicetak akan sesuai dengan yang ditampilkan pada komputer, tidak terlalu kecil atau tidak terlalu besar sehingga data terpotong.
Pengaturan dokumen sering disebut dengan Page Setup. Pada excel 2007 pengaturan ini terdapat pada menu Page Layout.
 
a.    Memilih Ukuran Kertas
            Excel menyediakan beberapa pilihan ukuran kertas. Klik ikon size pada ribbon page setup. Setelah diklik muncul menu pulldown untuk pilihan ukuran kertas. Sorot jenis ukuran kertas kemudian klik untuk memilihnya.
 
b.    Mengatur Posisi Kertas
            Posisi kertas ada 2 macam yaitu posisi tegak (vertical) dan posisi mendatar (horizontal). Pilihan posisi kertas ini terdapat pada ikon Orientation ribbon Page Setup. Setelah diklik pilihan posisi akan muncul secara pulldown. Potrait untuk posisi tegak sedangkan Landscape untuk posisi mendatar.
 
c.    Mengatur Batas Kertas
            Pengaturan batas kertas disebut dengan margin. Pada pengaturan ini adalah menentukan batas tepi kertas dengan dokumen.
 
2.    Mengatur Kolom dan Baris
            Sell adalah perpotongan antara baris dan kolom. Data Excel diletakkan pada sell-sell. Ukuran standar suatu sell adalah lebar 8.43 (64 pixel) dan tinggi 15.00 (20 pixel). Pada praktiknya data yang kita input terkadang lebih besar dari ukuran standar sell. Bagaimana mengatur sell agar sesuai dengan lebar data?
 
a.    Mengatur Lebar Kolom
            Untuk mengatur lebar kolom pertama letakkan pointer di antara sell yang akan diperlebar. Maka kursor akan berubah menjadi tanda anak panah kemudian klik, tahan dan geser mouse ke arah kanan untuk melebarkan kolom.
 
b.    Mengatur Tinggi Baris
            Untuk mengatur tinggi baris excel caranya sama dengan melebarkan kolom yaitu dengan meletakkan kursor di antara baris hingga berbentuk anak panah kemudian drop and drag ke bawah.
 
c.    Menggabungkan Baris atau Kolom
            Ketika membuat data tabel kita ada kalanya kita menggabungkan beberapa sell menjadi satu seperti tabel di bawah ini. Perhatikan tabelnya
            Sel No, Nama dan TTL adalah penggabungan dari dua baris sell sedangkan sell Jenis kelamin merupakan penggabungan dari dua kolom.
            Untuk menggabungkan dua baris/kolom caranya yaitu seleksi baris/kolom yang akan digabungkan. Baris atau sell ini dapat lebih dari dua. Setelah sell terseleksi kemudian klik ikon Marge and Center yang terdapat pada ribbon Alignment menu Home.
 
B.    Input Data Microsoft Excel 2007
            Memasukkan data di sell lembar kerja dilakukan dengan mengaktifkan sell kemudian mengetikkan data diakhiri dengan menekan Tab atau Enter. Tombol Tab digunakan untuk memindahkan sel yang aktif ke kolom berikutnya pada baris yang sama. Tombol enter digunakan untuk memindahkan sell aktif ke baris berikutnya pada kolom yang sama.
            Diperlukan keahlian dalam memasukkan data agar proses pemasukkan data-data dapat dilakukan secara efisien dan akurat. Ada 4 jenis data pada  :
 
1.    Data Angka
            Memasukkan data angka dilakukan dengan cara mengetik angka dari bilangan tersebut.
Dalam keseharian kita menggunakan tanda titik(.) Untuk memisahkan satuan, puluhan, ratusan, dan seterusnya serta menggunakan tanda koma(,) untuk memisahkan pecahan desimal. Dalam Excel tanda tersebut berkebalikan. Excel menggunakan tanda koma(,) untuk memisahkan satuan, puluhan, ratusan dan seterusnya sedangkan tanda titik(.) untuk memisahkan pecahan desimal.
Untuk menambahkan tanda pemisah bilangan pada sel yang telah terisi data caranya  :
a). Aktifkan sell
b). Klik opsi pada ribbon Number menu Home
c). Klik tab Number
            Pada kotak Category pilih Number. Isi nol (0) pada Decimal place. Beri tanda centang dengan klik kota use 1000 Separator(,).
 
2.    Data Teks
            Memasukkan data berupa teks dilakukan dengan mengetik huruf-huruf dari teks tersebut.
3.    Data Tanggal dan Waktu
4.    Data Berurutan
5.    Formula dan Fungsi
6.    Data
7.    Review
8.    View

Mengenal Microsoft Excel 2007

          Kita harus senantiasa bersyukur karena hidup di zaman yang serba modern. Telah banyak

inovasi-inovasi dari pendahulu yang memudahkan kehidupan kita sekarang. Selayaknya kita juga harus berterima kasih untuk dedikasi mereka terhadap ilmu pengetahuan dan terciptanya alat-alat canggih sehingga kita dapat bekerja lebih praktis.
Salah satu inovasi yang diciptakan untuk kemudahan kita adalah komputer. Komputer tercipta sebagai penyelesaian masalah perhitungan. Kini komputer telah dilengkapi software-software yang semakin memudahkan kita dalam mengolah data angka yang selalu menjadi masalah bagi sebagian masyarakat.
Microsoft Excel merupakan aplikasi pengolahan angka (spread sheet) yang disebut sebagai buku kerja (workbook) elektronik. Workbook ini terdiri atas kolom dan baris. Workbook dalam Microsoft Excel secara default terdiri atas 3 lembar kerja (sheet). Berikut ini beberapa istilah penting yang harus diketahui terlebih dahulu.
•    Cell    :  perpotongan kolom dan baris
•    Range    :  gabungan beberapa sell
•    Column    :  kolom lembar kerja Excel
•    Row    :  baris dari lembar kerja Excel

1.        Fitur Baru Ms Excel 2007

           Excel 2007 hadir dengan tambahan berbagai fasilitas sehingga lebih sempurna dibandingkan dengan versi sebelumnya. Fitur baru tersebut antara lain adalah desain jendela (interface) Excel, jumlah baris dan kolom lebih banyak, format file baru, penulisan formula lebih mudah. Office themes dan Excel styles, pengurutan dan penyaringan data didesain lebih canggih, tampilan grafik yang variatif, pivot table lebih mudah digunakan dan sebagainya. Perhatikan sebagian ilustrasi berikut ini.
a.    Jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom.
b.    Baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 dan berakhir di baris 1.048.576, versi sebelumnya 65.536.
c.    Pada excel 2003, jumlah sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel mencapai 17 milliar.
d.    Memori yang digunakan di dalam komputer, saat ini dapat sampai batas maksimal yang berlaku di Microsoft Windows, sebelumnya hanya 1 Megabyte.
e.    Jumlah warna unik dalam sebuah workbook dapat mencapai 4,3 miliar, sebelumnya hanya 56.
f.    Junlah kondisi pada fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini hanya dibatasi oleh kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.
g.    Jumlah level pada fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64 level, bandingkan dengan versi sebelumnya yang hanya 3 level.
h.    Jumlah daftar pada menu drop-down dalam fasilitas filter bisa mencapai 10.000, sebelumnya hanya 1.000.
i.    Maksimal jumlah karakter dalam sebuah formula diperbolehkan sampai 8.000, sebelumnya hanya 1.000 karakter.
j.    Jumlah maksimal argumen pada fungsi, versi terbaru ini membolehkan sampai 255 argumen, sebelumnya hanya 30 argumen.
k.    Maksimal jumlah item yang dihasilkan dari perintah Find, kini mencapai 2 miliar, sebelumnya hanya 64.000.
l.    Jumlah baris yang diperbolehkan di dalam sebuah pivot table, saat ini mencapai 1 juta baris lebih, sebelumnya hanya 64.000.
m.    Jumlah kolom yang tersedia pada versi baru ini adalah 16.000 kolom, sebelumnya hanya 255 kolom.
n.    Jumlah field pada pivot table dapat mencapi 16.000 sebelumnya hanya 255.

Jumlah baris dan kolom MS. Excel 2003 – 2013

·         MS. Excel 2003          : 65.536 baris dan 256 kolom

·         MS. Excel 2007          : 1.048.576 baris dan 16.384 kolom

·         MS. Excel 2010          : 1.048.576 baris dan 1.048.576 kolom

MS. Excel 2013          : 1.048.576 baris dan 16.384 kolom

2.    Memulai Ms Excel 2007
Untuk memulai Ms Excel 2007 langkah-langkahnya sebagai berikut.
a.    Klik tombol Start
b.    All program
c.    Microsoft Office
d.    Microsoft Office Excel 2007

3.    Jendela Ms Excel 2007
Setelah program Ms Excel terbuka maka akan muncul jendela program Ms Excel seperti di bawah  ini.
Keterangan  :
a.    Title bar
b.    Quick Access Toolbar, berisi ikon-ikon yang sangat sering digunakan, dapat diatur sesuai kebutuhan.
c.    Office button, berisi menu-menu seperti yang terdapat pada menu File pada Microsoft Excel 2003.
d.    Tabs, pengembangan dari menu pull down.
e.    Groups, keloimpok ikon-ikon yang memiliki fungsi sama.
f.    Formula bar.
g.    Name box/address box.
h.    Kolom, jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom XFD.
i.    Baris, baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 Dan berakhir di baris 1.048.576.
j.    Sel
k.    Cell pointer
l.    Scroll bar
m.    Sheet tabs
n.    Navigations sheet buttons
o.    View toolbar, berisi ikon-ikon yang mewakili menu view.

 

B.    Menu dan Ikon Microsoft Excel 2007
Seperti telah dijelaskan di depan bahwa tampilan menu dan ikon pada Ms Excel 2007 berbeda dengan versi sebelumnya. Menu dan ikon pada Ms Excel 2007 dikelompokkan dalam tab-tab ribbon.

Pada intinya fungsi dan kegunaan dari ikon-ikon yang ada sama dengan ikon pada versi-versi sebelumnya. Menu dan ikon Ms excel 2007 antara lain  :
 

1.    Office Button

Office button adalah pengganti menu File yang biasanya terdapat pada Microsoft Word versi sebelumnya.

Office Button berisi ikon-ikon sebagai berikut :

Nama	Fungsi
New	New adalah pilihan untuk membuat dokumen baru.
Open	Open adalah pilihan untuk membuka kembali dokumen yang telah disimpan.
Save	Save adalah pilihan untuk menyimpan dokumen yang telah disimpan setelah diubah.
Save As	Save As adalah pilihan untuk menyimpan dokumen baru atau dokumen lama dengan nama yang berbeda.
Print	Print adalah pilihan untuk mencetak dokumen.
Prepare	Prepare adalah pilihan untuk persiapan publikasi dokumen.
Send	Send adalah pilihan mengirimkan dokumen melalui e-mail atau internet Faximile.
Publish	Publish adalah pilihan untuk mengunggah dokumen ke internet melalui blog atau dokumen managemen server.
Close	Close adalah pilihan untuk menutup lembar kerja.

 

2.    Menu Home

Menu Home berisi operasi standar pada pengolahan data Ms Excel, seperti menyalin data, mengatur huruf, perataan teks, dan lain sebagainya. Ribbon yang terdapat pada menu Home adalah :

 

a. Clipboard

Nama	Fungsi
Paste	Menampilkan data hasil Cut atau Copy
Cut	Memindahkan data dengan cara dipotong
Copy	Menyalin data
Format Pointer	Menyalin format data dan mengaplikasikan pada data yang lain.

 

b. Font

Nama	Fungsi
Font	Mengatur pilihan jenis huruf
Font size	Mengatur pilihan ukuran huruf
Bold	Membuat cetakan huruf tebal
Italic	Membuat cetakan huruf miring
Underline	Membuat cetakan huruf garis bawah
Increase Font size	Menambah ukuran huruf
Decrease Font size	Mengurangi ukuran huruf
Border	Menambah bingkai pada tabel
Fill color	Memberi warna pada tabel
Font color	Memberi warna pada huruf

 

c. Alignment

Nama	Fungsi
Top Align	Mengatur posisi teks berada di atas
Middle Align	Mengatur posisi teks berada di tengah
Button Align	Mengatur posisi teks berada di bawah
Orientation	Mengatur posisi teks dengan posisi menurun atau miring.
Align Text Left	Mengatur paragraf rata kiri
Align Text Center	Mengatur paragraf rata tengah
Align Text Right	Mengatur paragraf rata kanan
Decrease Indent	Mengatur teks menjorok keluar
Increase Indent	Mengatur teks menjorok ke dalam
Wrap Text	Menampilkan data dalam satu sell dengan tampilan beberapa baris
Merge & Center	Menggabungkan dua sell atau lebih

 

d. Number

Nama	Fungsi
Number format	Mengatur format angka
Accounting number format	Mengatur format angka dalam laporan keuangan
Percent style	Menambah simbol persen (%)
Comma style	Menambah simbol koma (,)
Increase decimal	Menampilkan desimal secara lebih sederhana
Decrease decimal	Menambah angka desimal

 

e. Styles

Nama	Fungsi
Conditional formatting	Mengatur format dengan kondisi tertentu
Format as table	Mengatur format tabel
Cell style	Mengatur style cell

 

f. Cells

Nama	Fungsi
Insert	Menambah sell
Delete	Menghapus sell
Format	Mengatur sell

 

g. Editing

Nama	Fungsi
Sum	Bantuan penggunaan fungsi Excel
Fill	Meneruskan pola urutan angka
Clear	Menghapus segala sesuatu yang ada di dalam sell terpilih
Sort & filter	Mengatur data sehingga lebih mudah untuk menganalisis
Find & select	Mencari dan memilih teks tertentu, format atau jenis informasi dalam workbook.

 

3.    Insert

 

a. Tables

Nama	Fungsi
Pivot Table	Meringkas data menggunakan Tabel Pivot atau untuk menyisipkan Chart Pivot.
Table	Untuk membuat tabel.

 

b.Ilustrations

Nama	Fungsi
Picture	Menyisipkan gambar.
Clip Art	Menyisipkan gambar Clip Art.
Shapes	Menyisipkan bentuk-bentuk dasar.
SmartArt	Menyisipkan grafik SmartArt.

 

c. Charts

Nama	Fungsi
Column	Menyisipkan grafik batang.
Line	Menyisipkan grafik garis.
Pie	Menyisipkan grafik pie.
Bar	Menyisipkan grafik dalam bentuk mendatar.
Area	Menyisipkan grafik area.
Scatter	Menyisipkan grafik scatter (menyebar).
Other Charts	Pilihan  grafik yang lain.

d. Links

 

e.Text

Nama	Fungsi
Text Box	Menambah text box (kotak teks).
Header & Footer	Menambah header dan footer dokumen.
Word Art	Menambah tulisan artistik WordArt.
Signature Line	Menambah garis tanda tangan.
Object	Menambah objek Microsoft Office.
Symbol	Menambah simbol-simbol.

 

4.    Page Layout

 

a. Themes

Nama	Fungsi
Themes	Mengatur tema dokumen.
Color	Mengatur warna pada tema.
Font	Mengatur huruf pada tema.
Effect	Mengubah efek untuk tema.

 

b. Page Setup

Nama	Fungsi
Margin	Mengatur batas tepi dokumen.
Orientation	Mengatur posisi dokumen.
Size	Mengatur pilihan ukuran dokumen.
Print Area	Menentukan lokasi yang akan dicetak.
Breaks	Memberi jarak dokumen.
Background	Mengatur latar dokumen.
Print Tiles	Menentukan baris dan kolom untuk diulang setiap mencetak.

 

c. Scale to Fit

Nama	Fungsi
Width	Menentukan lebar dokumen ketika dicetak.
Heigth	Menentukan panjang dokumen ketika dicetak.
Scale	Menentukan skala dokumen ketika dicetak dengan file Excel.

 

d. Sheet Options

Nama	Fungsi
Gridlines	Mengatur garis grid nampak/tidak nampak pada dokumen Excel maupun ketika dicetak.
Heading	Mengatur heading nampak/tidak nampak pada dokumen Excel maupun ketika dicetak.

e. Arrange

 

5.    Formula

a. Function Library

b. Defined Names

c. Formula Auditing

d. Calculation

 

6.    Data

a. Get External Data

b. Connections

c. Sort & Filter

d. Data Tools

e. Outline

 

7.    Review

a. Proofing

b. Comments

c. Changes

 

8.    View

a. Workbook Views

b. Show/Hide

c. Zoom

d. Window